4.3.1 Die Symbolleisten Standard und Format

Die Symbolleiste „Standard“ bietet einige häufig benötigte Befehle und Funktionen an:

 

Neu

Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, erstellen Sie eine neue Arbeitsmappe, die auf der Vorlagendatei Mappe.xlt im Ordner Xlstart beruht. Näheres dazu können Sie in Kapitel 15 Vorlagen erfahren.

 

Arbeitsmappe öffnen

Öffnet ein Dialogfenster, in dem Sie auswählen können, welche Arbeitsmappe Sie öffnen möchten. Die grundlegenden Möglichkeiten, die Ihnen dieser Dialog bietet, sehen Sie in Abb. 4‑11 . Eine vollständige Beschreibung finden Sie in Kapitel 11 Daten importieren und exportieren .

Abb. 4- 11 : Das Dialogfenster Öffnen

Um den Pfad[1] der gewünschten Datei auszuwählen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil des Kombinationsfeldes Suchen in:

Abb. 4-12 : Den Pfad einer gespeicherten Datei angeben, im Fenster Öffnen  

 

Speichern

Speichert die gerade aktive Arbeitsmappe (erkennbar an der blauen[2] Titelleiste) unter dem gleichem Namen und an der gleichen Stelle, an der sie zuvor einmal gespeichert worden ist. Excel fragt nicht zurück, ob Sie Ihre Datei tatsächlich speichern möchten. Wenn Sie also aus Versehen diesen Knopf anklicken, werden die gemachten Änderungen in der bestehenden Datei gespeichert. Nur wenn Sie noch keinen Namen für Ihre Arbeitsmappe vergeben haben (die Datei hat also noch den Standardnamen MappeX, wobei X für eine Zahl steht, die Excel aufsteigend vergibt), wird der Dialog Speichern unter geöffnet. Hier können Sie angeben, an welcher Stelle (z.B. ein Ordner auf Ihrer Festplatte oder auf der Diskette) und unter welchem Namen Sie Ihre Mappe sichern möchten. Die grundlegenden Möglichkeiten werden in Abb. 4‑13 beschrieben, weitergehende Funktionen finden Sie im Kapitel 11  Daten importieren und exportieren .

Abb. 4- 13 : Das Dialogfenster Speichern unter

 

Drucken

Hier wird die aktive Mappe (blaue Titelleiste) mit den Standarddruckereinstellungen auf dem Standarddrucker zu Papier gebracht. Den Standarddrucker bestimmen Sie, indem Sie bei Start – Einstellungen – Drucker im Fenster „Drucker“ das gewünschte Gerät mit der rechten Maustaste anklicken und aus dem Kontextmenü Als Standard definieren auswählen. Danach ist neben der Option ein Häkchen gesetzt – sh. Abb. 4-14 . Außerdem befindet sich jetzt ein weißes Häkchen in einem schwarzen Kreis neben dem Druckersymbol, um den Standarddrucker zu kennzeichnen.

Abb. 4- 14 : Einen Drucker als Standard definieren

 

Seitenansicht (Druckvorschau)

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie sehen, wie der spätere Ausdruck Ihres Dokuments aussieht. Bevor Sie Zeit, Papier und Tinte bzw. Toner verschwenden, sollten Sie auf jeden Fall prüfen, ob Ihnen der spätere Ausdruck so gefällt oder nicht. Oft passiert es, dass eine Kleinigkeit, z.B. eine Linie, nicht mehr auf eine Seite passt. Es ist natürlich besser, wenn Sie vor dem Druck z.B. den rechten Rand etwas schmaler machen, so dass die Linie zusammen mit der restlichen Information auf ein Blatt Papier gebracht wird.

         

Rechtschreibung

Lassen Sie den Inhalt Ihrer Arbeitsblätter auf die korrekte Rechtschreibung prüfen. Von der aktuellen Position des Zellcursors aus wird das aktive Tabellenblatt zeilenweise von links nach rechts durchsucht. Wenn Sie nicht von Zelle A1 aus das ganze Blatt geprüft haben, fragt Excel Sie, ob Sie auch den Rest noch prüfen möchten. Sobald ein unbekanntes Wort gefunden worden ist, können Sie z.B. wählen, ob Sie das Wort durch ein anderes, das Ihnen aus einer Liste angeboten wird, ersetzen möchten. Sie können auch das unbekannte Wort dem Benutzerwörterbuch Benutzer.DIC hinzufügen. Sie können auch eigene Wörterbücher anlegen: Kopieren Sie z.B. Benutzer.DIC, das sich bei Standardinstallation im Ordner C:\Programme\Microsoft Office\Office befindet. Wenn Sie die Kopie umbenennen, können Sie sie als eigenes Wörterbuch verwenden. Sie sollten die Datei im gleichen Ordner speichern, wo sich auch Benutzer.DIC befindet. Die Dateiendung sollten Sie ebenfalls bei „.dic“ belassen.

Das Dialogfenster Rechtschreibung sehen Sie in der folgenden Abbildung:

Abb. 4-15 : Das Dialogfenster Rechtschreibung

         

Ausschneiden  (Strg+X)

Diese Funktion bietet fast jede Windows-Anwendung: Sie markieren ein Objekt, z.B. einen Text, ein Bild, eine Grafik, usw. Beim Ausschneiden wird das ursprüngliche Objekt gelöscht und mit dem Befehl Einfügen  an der gewählten Stelle eingefügt. Wenn Sie z.B. in Excel einen Bereich ausgeschnitten haben, können Sie diesen als Tabelle in Word einfügen. Die Technik, die es ermöglicht, Objekte aus einer Anwendung in eine andere einzufügen, nennt sich OLE (Object linking and embedding (engl.) – Verknüpfen und Einbetten[3] von Objekten).

In Excel wird der Bereich, den Sie markiert und ausgeschnitten haben, mit einer gestrichelten Lauflinie („Ameisenkolonne“) gekennzeichnet. Wenn Sie den Zellcursor an eine andere Stelle, z.B. eine andere Arbeitsmappe bewegen, wird beim Drücken der Return-Taste oder mit dem Befehl Einfügen das ausgeschnittene Objekt eingefügt. Mit der Esc-Taste können Sie das Ausschneiden abbrechen. Die Esc-Taste hat grundsätzlich in vielen Windowsanwendungen die Aufgabe, angefangene Befehle ohne Ausführung einer Funktion abzubrechen.

 

Kopieren  (Strg+C)

Wie Ausschneiden, nur dass das ursprüngliche Objekt, das Sie markiert haben, erhalten bleibt. Wenn Sie ein kopiertes Objekt mit Einfügen in ein Tabellenblatt einbinden, können Sie es beliebig oft einfügen, bis Sie den Befehl mit der Return- oder Esc-Taste beenden. Wenn Sie ein Objekt also nur einmal kopieren möchten, können Sie das kopierte Objekt mit der Return-Taste an der gewünschten Stelle Ihrer Tabelle einfügen.

 

Einfügen  (Strg+V)

Siehe Ausschneiden und Kopieren. Den Befehl finden Sie auch unter Bearbeiten - Kopieren.

 

Format übertragen

Mit dem Pinsel können Sie die Formatierung einer Zelle auf einen anderen Zellbereich übertragen.

Wenn eine Zelle also z.B. fett, kursiv und mit dem Text „DM“ formatiert ist, können Sie diese Eigenschaften auf einen anderen Bereich, den Sie markieren, übertragen. Setzen Sie dazu den Zellcursor in die Zelle, die die gewünschte Formatierung enthält (Zelle B4 in Abb. 4-16 ). Klicken Sie dann einmal auf das Pinselsymbol und markieren anschließend die Zelle, auf die das Format übertragen werden soll. Wenn Sie mit der Maus (linke Maustaste gedrückt halten) einen zusammenhängenden Bereich (= Block) markieren, wird auf alle Zellen dieses Bereiches das Format übertragen.

Sie können ein Format auch auf mehrere nicht nebeneinander liegende Zellen oder Zellbereiche übertragen, wenn Sie das Pinselsymbol doppelklicken. Die Funktion ist jetzt so lange aktiviert (erkennbar am Mauscursor, der jetzt zum kombinierten Kreuz und Pinsel geworden ist ()), bis Sie das Symbol noch einmal anklicken oder die Esc-Taste drücken.

Abb. 4-16 : Format übertragen

Rückgängig  (Strg + Z)

Mit diesem Befehl machen Sie die Aktion, die Sie zuvor ausgeführt haben, wieder rückgängig. Wenn Sie also ein Objekt doch nicht an der Stelle einfügen möchten, die Sie gerade eben ausgewählt haben, können Sie das Einfügen rückgängig machen. Wenn Sie auf den kleinen dreieckigen Pfeil im Rückgängig-Symbol klicken, können Sie auswählen, welche Befehle Sie rückgängig machen möchten. Sie können immer nur den letzten, vorletzten, usw. Befehl rückgängig machen, nicht aber z.B. nur den vorletzten und den letzten Befehl bestehen lassen.

 

Wiederholen  (Strg + Y)

Das Gegenstück zum Befehl Rückgängig. Eine rückgängig gemachte Aktion können Sie hier wieder herstellen.

 

Hyperlink einfügen

Hyperlinks sind Textstellen oder Grafiken, die eine Verknüpfung zu einem Ort auf der eigenen Festplatte, Diskette, im Internet usw. herstellen. Im Beispiel (Abb. 4-17 ) ist ein Hyperlink zu einem Word-Dokument auf der Festplatte eingefügt worden. Wenn Sie das Symbol Hyperlink einfügen  anklicken, erscheint ein Dialogfenster (Abb. 4-18 ), in dem Sie über die Durchsuchen-Schaltfläche angeben können, zu welcher Datei gesprungen werden soll. Näheres zu dem Thema können Sie im Kapitel 14 Hyperlinks nachlesen.

Abb. 4-17 : Klicken Sie auf den Hyperlink, um die angegebene Datei zu öffnen

 

Abb. 4-18 : Dialogfenster Hyperlink einfügen

 

Web-Symbolleiste  

Hiermit blenden Sie eine Web-Symbolleiste ein, die spezielle Befehle zum Navigieren im Internet enthält. Genaueres erfahren Sie wiederum im Kapitel 14 Hyperlinks .

 

Summe  

Dieser Befehl berechnet die Summe von Werten, die sich in einer Spalte oder Zeile befinden. Excel sucht zuerst einen Bereich mit Zahlen zum Addieren in der Spalte, in der auch das Ergebnis stehen soll. Anschließend wird die Zeile durchsucht, in der das Ergebnis der Addition stehen soll. Die zu addierenden Zahlen müssen sich oberhalb bzw. links von der Endsumme befinden (Abb. 4-19).

Abb. 4-19 : Schnelles Summieren mit dem Summen-Symbol

 

Funktions-Assistent  

Ein ganz wesentliches Element einer Tabellenkalkulation sind die Funktionen, mit denen Sie Zellinhalte miteinander verknüpfen können. Die einfache Summenfunktion beispielsweise verknüpft die ausgewählten Zellen mit dem Summenoperator „+“. Die Funktion Mittelwert berechnet das arithmetische Mittel der Zahlen im angegebenen Bereich. Wichtige Funktionen werden im Kapitel 7 Funktionen behandelt.

Mit Hilfe des Funktionsassistenten können Sie die gewünschte Funktion eingeben, sh. Abb. 4-20 . Im Beispiel soll mit der einfachen Funktion Mittelwert das arithmetische Mittel der Zahlen 6, 8, 4 und 5, die im Zellbereich B1 bis E1 stehen, berechnet werden. Im Fenster Funktion einfügen wählen Sie als Kategorie Zuletzt verwendet, Alle oder Statistik und als Funktion Mittelwert. Wenn Sie viele andere Funktionen verwendet haben, kann es sein, dass sich diese Funktion nicht mehr in der Kategorie Zuletzt verwendet befindet. Zum Auswählen können Sie die Funktion entweder doppelklicken oder mit OK bestätigen. Daraufhin erscheint ein „Fenster“ (es ist kein typisches Windows-Fenster), in dem Sie den Bereich angeben können, in dem die Zahlen, deren Mittelwert berechnet werden soll, stehen (sh. Abb. 4-21 ). Sie können dazu entweder den Bereich markieren oder jede Zelle einzeln angeben. In dem Fenster sehen Sie außerdem das Ergebnis der Berechnung durch die Formel. Wenn Sie mit Ende bestätigen, erscheint das Resultat in der Zelle, von der aus Sie den Assistenten aufgerufen haben.

Wenn Sie eine Funktion und ihre Syntax[4] schon kennen, ist es wesentlich schneller und einfacher, sie per Hand einzugeben und auf den Funktionsassistenten zu verzichten. Geben Sie in dem schon bekannten Beispiel in Zelle B3 =Mittelwert(B1:E1) ein. Mit dem Istgleich-Zeichen fängt in Excel jede Formel an. Bereiche werden durch einen Doppelpunkt gekennzeichnet. Befindet sich der Bereich auf einem anderen Tabellenblatt als das Ergebnis, erscheint der Name des Blattes, auf dem sich der Bereich befindet, vor dem Bereich. Zwischen Blattbezeichnung und Bereich steht ein Ausrufezeichen (Abb. 4‑22 ). Sie müssen beim Eingeben einer Formel nicht auf die Groß- und Kleinschreibung achten. Summe wird also ebenso erkannt wie summe oder SUMME.

In der Regel werden in Formeln Zellbezüge verwendet, z.B. C8 für einen Wert, der in der dritten Spalte und achten Zeile steht. Sie sollten einen solchen Bezug nicht mit der Tastatur, sondern durch Anklicken der gewünschten Zelle eingeben. Einen Bereich können Sie durch Anklicken einer Zelle, Eingabe eines Doppelpunktes und Anklicken einer weiteren Zelle angeben. Sie können den Bereich auch mit der Maus oder Tastatur (Shift-Taste gedrückt halten) aufziehen.

 

Abb. 4-20 : Der Funktionsassistent

 

Abb. 4-21 : Die Funktion Mittelwert

 

Abb. 4-22 : Angabe von Bereichen in einer Formel (das Ergebnis steht hier in dem Blatt Tabelle2)

 

Aufsteigend  

Mit diesem Symbol sortieren Sie die Daten in einem markierten Bereich aufsteigend. Sicherheitshalber sollten Sie Ihre Arbeitsmappe speichern, bevor Sie den Befehl anwählen. Wenn die Funktion den Bereich doch nicht so sortiert wie gewünscht, haben Sie immer noch Ihre Sicherheitskopie parat. Setzen Sie den Zellcursor in eine Zelle, die sich in dem zu sortierenden Bereich befindet. Dabei wird die Spalte sortiert, in der sich der Cursor befindet. Datensätze bleiben erhalten, d.h. Werte, die in einer Zeile nebeneinander stehen, befinden sich auch nach der Sortierung noch in der gleichen Zeile. Wenn nur eine Spalte oder ein Bereich innerhalb dieser markiert wird, werden nur die gewählten Werte sortiert. Datensätze bleiben so natürlich nicht mehr erhalten.

 

Absteigend  

Das Gegenstück zum Befehl Aufsteigend. Die markierten Daten werden in der anderen Richtung sortiert.

 

Diagramm-Assistent  

Dieser Assistent bietet eine Folge von Dialogfenstern, um aus einer Zahlenfolge eine grafische Darstellung, also ein Diagramm zu erzeugen. In Abb. 4-23 werden die Ergebnisse einer Prüfung grafisch dargestellt. Besonders bei einer Präsentation, bei der z.B. die Leistungsfähigkeit unterschiedlicher Schulsysteme gegenübergestellt werden soll, ist es viel einprägsamer, grafische Darstellungen zu verwenden statt Tabellen mit langen Zahlenreihen. Diagramme werden ausführlich in Kapitel 6 Diagramme vorgestellt.

 Abb. 4-23 : Erzeugung eines Diagramms aus einer Zahlenreihe

         

Landkarte  

Wenn Sie diesen Befehl anwählen, verändert sich der Mauscursor zu einem kleinen Kreuz. Sie können jetzt bei gedrückter linker Maustaste einen Rahmen für eine Grafik aufziehen. In einem Dialog können Sie dann auswählen, ob eine Karte von Deutschland, Europa, den Ländern der Welt, Österreich oder der Schweiz dargestellt werden soll.

Beim Anklicken einer erstellten Landkarte mit der rechten Maustaste erscheint das entsprechende Kontextmenü. Wählen Sie daraus den Befehl Objekt formatieren..., um ein Fenster zu öffnen, in dem Sie die Größe, Bildeigenschaften, eine Sperrung der Landkarte und Einstellungen zur Position des Objekts einstellen können (Abb. 4-24 ).

Wenn Sie die Karte doppelgeklickt haben[5], können Sie aus dem Kontextmenü[6] den Befehl Merkmale... anwählen. Hier können Sie bestimmen, ob z.B. noch die Flughäfen oder die Großstädte in Deutschland angezeigt werden sollen. Im Rahmen Füllfarbe können Sie bestimmen, mit welcher Farbe das ausgewählte Element (z.B. die Flughäfen in Deutschland) dargestellt werden soll. Automatisch wählt die Standardfarbe von Excel, mit der Option Anpassen können Sie eine Farbe selbst auswählen, sh. Abb. 4-25 . Das Fenster Kartenmerkmale können Sie auch mit einem Doppelklick statt mit dem Befehl Merkmale... öffnen.

 

Abb. 4-24 : Eine Landkarte formatieren

 

 

Abb. 4-25 : Die Kartenmerkmale einstellen

         

Zeichnen  

Öffnet eine Symbolleiste über der Statuszeile, die Ihnen verschiedene Zeichen- und Gestaltungswerkzeuge anbietet:

 

Von links nach rechts haben Sie folgende Instrumente zur Verfügung:

Zeichnen    
Sie können wie in fast jeder Grafikanwendung mehrere Objekte, z.B. Grafiken, die Sie erstellt oder aus anderer Quelle eingefügt haben, zu einer Gruppe zusammenfassen. Diese können Sie dann wie ein einzelnes Objekt behandeln, z.B. die Position oder die Größe ändern, ausschneiden, kopieren usw. Eine solche Gruppierung können Sie in diesem Menü erzeugen und auch wieder entfernen, um wieder Zugriff auf die einzelnen Objekte zu haben.
Wenn ein Objekt von einem oder mehreren anderen verdeckt wird, kann es mit den Befehlen In den Vordergrund, Eine Ebene nach vorne und Vor den Text bringen wieder nach vorne gebracht werden, so dass es wieder bearbeitet werden kann, oder um besondere Effekte zu erzielen, indem man ein dahinter liegendes Objekt teilweise abdeckt.
Die Menüs Ausrichten, Am Raster ausrichten und Verteilen bieten Befehle an, um erstellte Objekte im gewünschten Verhältnis zueinander auszurichten. Ein weiteres Menü enthält Befehle zum Drehen und Kippen von Objekten. Wenn Sie das üben möchten, sollten Sie sich Kapitel 21.4 Pläne erstellen mit Excel: Netzwerkplan, Gantt-Diagramme und Wegbeschreibungen ansehen.

Objekte markieren  
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Bearbeitung eines Objekts zu beenden und z.B. ein anderes Objekt zu markieren.

Freies Drehen  
Dieser Befehl erlaubt Ihnen, zwischen dem Ändern der Größe eines Grafikobjekts und dem Drehen eines Objekts umzuschalten. Diese Schaltfläche schaltet die Funktion „Drehen“ ein und aus:


Abb. 4- 26 : Freies Drehen eines Grafikobjekts

Autoformen  
Hier bekommen Sie eine Auswahl an vorgefertigten Formen, die Sie in der Größe verändern, verschieben, drehen und kippen können. Neben Standardformen wie Kreis, Quadrat oder Quader haben Sie hier z.B. auch Symbole für Flussdiagramme zur Verfügung, verschiedene Pfeile, Sprechblasen usw., um einfache Diagramme schnell zu erstellen. Wenn Sie Prozesse visualisieren möchten, können Sie Spezialsoftware wie MS Visio verwenden.
Zum Planen von größeren Projekten ist z.B. MS Project geeignet. Wenn Ihnen einfache Funktionen genügen, können Sie auf Kapitel 21.5 Planen und Visualisieren mit Excel zurückgreifen.

Weitere Formen  
In der Zeichnen-Symbolleiste sind weitere Standardformen enthalten: Linie, Pfeillinie, Rechteck (halten Sie die Shift-Taste gedrückt, um ein Quadrat zu erzeugen), Ellipse (Shift-Taste gedrückt halten, um einen Kreis zu erzeugen), Textfeld und Wordart (s.a. Kapitel 16 Office Art: Zeichnen und Textgestaltung ).
Beim Textfeld ist es wichtig, wo sich der Mauszeiger befindet, wenn Sie mit der rechten
[7] Maustaste das Kontextmenü zu dem Objekt anwählen. Befindet sich der Mauszeiger im Inneren des Objektes (Cursor hat die Form einer Schreibmarke ), dann zeigt Excel mit dem Befehl Textfeld formatieren nur ein Fenster mit einem Register Schrift.
Das Fenster ist wesentlich ausführlicher, wenn Sie den Mauszeiger an den Rand des Textfeldes bewegen (Cursor wird zum Vierfachpfeil) und dann das Kontextmenü aufrufen und wiederum Textfeld formatieren auswählen (Abb. s.u.). Jetzt haben Sie die Register Schrift, Ausrichtung, Farben und Linien, Größe, Schutz, Eigenschaften und Abstände zur Verfügung. Sie haben also viele Möglichkeiten, die Eigenschaften eines Textfeldes einzustellen. Wichtige Funktionen sind das Bestimmen der Rahmenfarbe (Sie können den Rahmen auch ganz weglassen), der Füllfarbe, das Sperren des Objektes (nur wirksam, wenn Sie ein Arbeitsblatt mit Extras - Schutz – Blatt ... schützen), so dass es nicht mehr verändert werden kann, oder das exakte Festlegen der Objektgröße in Zentimetern.



Abb. 4- 27 : Einstellmöglichkeiten eines Textfeldes


Formatieren          
Die restlichen Symbole dienen dazu, ein markiertes Grafikobjekt zu formatieren: Einstellen von Füll-, Linien- und Textfarbe, Linienstärke, Strichart, Pfeilform einer Linie, Hinzufügen eines Schattens oder eines 3D-Effektes.

Zoom  

Mit diesem Menü wählen Sie die Größe der Ansicht. Der Pfeil neben der Prozentzahl öffnet eine Liste mit verfügbaren Zoom-Faktoren. Die Einstellung Markierung vergrößert die Darstellung soweit, dass nur noch die markierten Zellen sichtbar sind.

Einen benutzerdefinierten Wert können Sie nur bei Ansicht – Zoom ... eingeben:

Abb. 4-28 : Das Dialogfenster Zoom

 

Office Assistent  

Dieser Assistent bietet in bestimmten Situationen automatisch seine Hilfe an. Mit dieser Schaltfläche können Sie ihn manuell aktivieren, so dass Sie ständig Hinweise zu bestimmten Aktionen bekommen. Unmittelbar nach dem Aktivieren können Sie eine Frage zu einem Problem an den Assistenten stellen. Außerdem können Sie den Assistenten aktiv lassen und z.B. anklicken, wenn eine helle Glühbirne erscheint. Sie bekommen dann einen Tipp zu der Aktion, die Sie gerade durchgeführt haben. Näheres zum Office Assistenten erfahren Sie im Kapitel 4.2 Wo bekomme ich Hilfe?.

In der Voreinstellung von Excel ist neben der Standard- auch die Formatsymbolleiste eingeschaltet. Sie bietet weitere häufig benötigte Befehle zum Gestalten Ihrer Tabelle an. Weitere Formatierungsmöglichkeiten sind im Menü Format enthalten. Eine ausführliche Beschreibung der Formatierungsmöglichkeiten in Excel können Sie in Kapitel 5 Formatierung nachlesen.

 

Schriftart  

Aus der Combo-Box (zu deutsch: Kombinationslistenfeld) können Sie die Schriftart auswählen. Also z.B. eine eher nüchterne Schrift wie Arial (die auch für diesen Text verwendet wurde), die für technische Texte und Tabellen geeignet ist. Aus Zeitungen bekannt ist Times New Roman. Diese beiden Schriftarten werden häufig verwendet. Comic z.B. ist nicht so gut lesbar wie die beiden genannten Schriften, kann aber z.B. für private Einladungen o.ä. eingesetzt werden.

 

Schriftgrad  

Der Schriftgrad gibt die Größe einer Schrift in Punkten an. Gut lesbar ist eine Schrift, die etwa 11 Punkte groß ist.

 

Fett, kursiv, unterstrichen  

Weitere Möglichkeiten, eine Schrift auszuzeichnen. Im Menü Format – Zellen... – Schrift gibt es zusätzliche Möglichkeiten, Eigenschaften festzulegen. Z.B. kann Text höhergestellt oder doppelt unterstrichen werden.

 

Linksbündig, zentriert, rechtsbündig  

Bestimmen Sie hier, ob ein Zellinhalt mit dem linken oder rechten Rand einer Zelle oder eines Bereichs abschließt, oder bei zentrierter Formatierung zum linken und rechten Rand gleich viel Platz lässt.

 

Verbinden und zentrieren  

Diese Schaltfläche erlaubt es Ihnen, z.B. eine Überschrift über mehrere Zellen hinweg mittig darzustellen. Markieren Sie dazu die gewünschten Zellen, drücken den Knopf Verbinden und zentrieren und geben Sie den gewünschten Text ein.

Den gleichen Effekt wie mit dem Schaltknopf erreichen Sie etwas umständlicher über Format - Zellen... - Ausrichtung - Häkchen bei Zellen verbinden setzen. Die zuvor markierten Zellen werden jetzt zu einer einzigen verbunden. Um den eingegebenen Text zu zentrieren, drücken Sie entweder auf das schon bekannte Symbol Zentriert oder Sie wählen den Befehl Format – Zellen... – Ausrichtung – Horizontal – Zentriert.

An dem Befehl Verbinden und zentrieren können Sie gut sehen, wie sehr Sie sich die Arbeit erleichtern können, wenn häufig benötigte Befehle in die Symbolleiste gelegt werden, um sie schnell verfügbar zu haben. Möglichkeiten zur individuellen Gestaltung der Symbolleisten werden in Kapitel 9 Individuelle Konfiguration von Excel erläutert.

 

Währung  

Dieser Knopf formatiert eine Zahl im Währungsformat: gerundet auf zwei Nachkommastellen mit dem Währungssymbol DM dahinter. Wenn Sie standardmäßig z.B. das Pfund-Zeichen verwenden möchten, müssen Sie im Menü Format – Formatvorlage... die Vorlage ändern (Abb. 4-29 ). Klicken Sie auf den Ändern-Knopf, wählen Sie Zahlen – Währung – Symbol – £ Englisch (Großbritannien), sh. Abb. 4-30.

 

Abb. 4-29 : Ändern der Formatvorlage Währung

Abb. 4-30 : Standardmäßig soll das Pfund-Zeichen als Währungssymbol verwendet werden

Um auch beim nächsten Start von Excel standardmäßig das £-Zeichen als Währungssymbol verwenden zu können, müssen Sie die Arbeitsmappe mit der geänderten Formatvorlage als Mustervorlage im Ordner XLstart speichern:

Datei – Speichern unter...

Dateityp: Mustervorlage (*.xlt)

Dateiname: Mappe (bitte genau so schreiben)

Speichern in: C:\Programme\Microsoft Office\Office\Xlstart (bei Standardinstallation)

Wenn Sie zukünftig auf das Währungs-Symbol klicken, wird das £-Zeichen als Währungssymbol verwendet. Genaueres erfahren Sie in Kapitel 5 Formatierung und in Kapitel 15 Vorlagen . Im Ordner XLstart können Sie Arbeitsmappen (Dateiendung xls) und Mustervorlagen (Dateiendung xlt) speichern, die automatisch beim Start von Excel geladen werden.

 

Prozentformat  

Wenn Sie einer Zelle oder einem Bereich dieses Format zuweisen, wird der Zellinhalt mit 100 multipliziert und ein Prozentzeichen wird angehängt. Auf den eigentlichen Zahlenwert hat das keine Auswirkung: statt 0,2 wird zwar 20% angezeigt, es wird aber weiterhin mit 0,2 gerechnet.

 

1.000er-Trennzeichen  

In der Standardeinstellung wird bei einer Zahl größer oder gleich 1000 zur besseren Lesbarkeit von rechts nach links ein Punkt eingefügt. Bei Start – Einstellungen – Systemsteuerung – Ländereinstellungen können auch andere Zeichen als der Punkt gewählt werden – sh. auch Kapitel 9 Individuelle Konfiguration von Excel .

 

Dezimalstelle hinzufügen / löschen  

Fügt einer Zahl eine Nachkommastelle hinzu oder löscht sie. Es wird wieder nur die Formatierung verändert, nicht aber der Wert.

 

Einzug verkleinern / vergrößern    

Diese Formatierung ist nur sinnvoll und möglich bei einer linksbündigen Formatierung einer Zelle. Der Abstand eines Zellinhalts vom linken Rand einer Zelle wird vergrößert oder verkleinert.

 

Rahmen  

Wählen Sie hier einen Rahmen oder eine Linie um eine Zelle oder einen Zellbereich aus. In dieser Schaltfläche befindet sich wieder ein kleiner Pfeil neben dem eigentlichen Rahmensymbol. Mit seiner Hilfe kann ein Pop-Up[8] Fenster geöffnet werden, aus dem Sie einen anderen als den aktuell eingestellten Rahmen auswählen können. Im Menü Format – Zellen – Rahmen haben Sie wesentlich mehr Möglichkeiten, einen Rahmen zu formatieren.

 

Füllfarbe / Schriftfarbe  

Entweder eine Zelle oder der Zellinhalt (Schrift) wird mit der ausgewählten Farbe formatiert. Auch hier können Sie ein Pop-Up Fenster öffnen, wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken. Aus der angezeigten Farbpalette können Sie die aktuell eingestellte Farbe ändern.

 



[1] Ein Pfad gibt den Ort an, wo eine Datei gespeichert ist. Wenn eine Excel-Datei „test.xls“ im Ordner „Eigene Dateien“ auf der Festplatte, Partition C, gespeichert ist, lautet der zugehörige Pfad: c:\Eigene Dateien\test.xls.

[2] Die Titelleiste des aktiven Fensters muss nicht unbedingt blau sein. In Windows haben Sie viele Einstellmöglichkeiten, so dass z.B. eine grüne Farbe eingestellt worden sein kann. Wir gehen aber in dieser Unterlage von den Standardeinstellungen aus.

[3] Verknüpfen bedeutet, dass nur ein Verweis auf das eingefügte Objekt gespeichert wird. Wenn sich das Objekt, auf das verwiesen wird, verändert, wird i.d.R. auch das eingefügte Objekt geändert. Beim Einbetten wird das komplette Objekt an der neuen Stelle eingefügt.

[4] Die Syntax eines Befehls ist seine genaue Schreibweise. Die Semantik ist die Bedeutung eines Befehls. Die Syntax einer Formel zur Summation der ersten fünf Zahlen in Spalte A ist z.B. =Summe(A1:A5)

[5] Durch den Doppelklick auf ein eingebettetes Objekt starten Sie generell den Bearbeitungsmodus für das Objekt. Das gleiche bewirkt der Befehl Bearbeiten aus dem Kontextmenü der Landkarte.

[6] Kontextmenüs werden generell durch Anklicken des gewünschten Objektes (z.B. der Excel-Landkarte) mit der rechten Maustaste aufgerufen (bei Einstellung der Maus für Rechtshänder).

[7] Bei Start – Einstellungen – Systemsteuerung – Maus können Sie die Maus für Rechts- und Linkshänder einstellen. Je nach Einstellung erscheint das Kontextmenü zu einem Objekt beim Klicken der linken statt der rechten Taste.

[8] Pop up (engl.) = aufklappen